LocaSign remplace tous vos outils dispersés (WhatsApp, Excel, papier) par une seule plateforme professionnelle. Gérez votre flotte, vos réservations, vos clients et vos contrats depuis un tableau de bord unifié — accessible sur ordinateur, tablette et mobile.

Présentation du tableau de bord, gestion des réservations, de la flotte et des contrats depuis l'interface web.

Si vous êtes une agence en France, voici le plus simple pour être prêt rapidement sans vous perdre dans tous les réglages.

• Informations de votre agence (nom, logo, adresse, téléphone)
• Informations du client (nom, CIN, permis, téléphone)
• Informations du véhicule (marque, modèle, immatriculation)
• Dates et horaires de départ et de retour
• Kilométrage de départ et niveau de carburant
• Tarif, caution et conditions de location
• Signatures des deux parties avec horodatage, IP et empreinte appareil

Votre vitrine publique est liée à locasign.com, tandis que toute la gestion quotidienne se fait dans le back office app.locasign.com. Vos clients y consultent votre catalogue et font leurs demandes de réservation.

L'application mobile LocaSign est conçue pour vos agents sur le terrain. Elle leur permet de gérer toute la chaîne d'une location — de la création à la clôture — depuis leur smartphone ou tablette, sans besoin d'un ordinateur.

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Écran d'accueil mobile

Vue d'ensemble de l'activité du jour

Calendrier des réservations

Prochaines réservations

Rappels & alertes

L'écran d'accueil affiche en un coup d'œil :

• Les réservations du jour — départs et retours prévus dans les prochaines 24h
• Les véhicules actuellement en location — avec le client et la date de retour
• Les alertes urgentes — retours en retard, documents expirés, maintenances à faire
• Les indicateurs clés — taux d'occupation et revenus du mois

Navigation : Utilisez la barre du bas pour naviguer entre Accueil, Réservations, Flotte et Clients.

📅

Créer une réservation depuis mobile

Nouvelle location en quelques étapes

Liste des réservations

Sélectionner un véhicule

Détail & confirmation

Sélectionner un client

Vue grille réservations

Documents & contrat

1

Appuyer sur le bouton "+"

Depuis l'écran Réservations, appuyez sur le bouton + (orange) en bas à droite pour démarrer une nouvelle réservation.

2

Choisir le véhicule

Faites défiler la liste de vos véhicules disponibles. Les véhicules déjà réservés apparaissent en grisé. Appuyez sur celui de votre choix.

3

Sélectionner les dates

Choisissez la date et l'heure de départ, puis la date et l'heure de retour. La durée et le total sont calculés automatiquement.

4

Choisir ou créer le client

Recherchez le client par nom ou numéro de téléphone. S'il est nouveau, appuyez sur + Nouveau client pour créer sa fiche directement.

5

Définir le tarif

Le tarif journalier est pré-rempli. Modifiez-le si nécessaire. Ajoutez la caution et les options.

6

Valider la réservation

Appuyez sur Créer la réservation. Elle apparaît immédiatement dans votre tableau de bord et dans l'interface web admin.

🚀

Démarrer une location (départ)

Remettre le véhicule au client de façon professionnelle

Fiche réservation

Documents & contrat

Fiche véhicule

1

Ouvrir la réservation confirmée

Dans l'onglet Réservations, appuyez sur la réservation avec le statut Confirmée. Vérifiez les informations (client, véhicule, dates, tarif).

2

Vérifier les documents du client

Appuyez sur le profil client pour vérifier que son permis et sa CIN sont valides. Une alerte rouge s'affiche si un document est expiré.

3

Photographier l'état du véhicule

Appuyez sur Ajouter des photos. Prenez au minimum 4 photos : avant, arrière, côté gauche, côté droit. Ajoutez le compteur kilométrique et le niveau de carburant.

4

Faire signer le contrat

Appuyez sur Faire signer le contrat — voir la section suivante pour le détail complet du processus.

5

Démarrer la location

Une fois le contrat signé, appuyez sur Démarrer la location (bouton orange). Le statut passe à En cours et le compteur de durée démarre.

✍️

Faire signer le contrat sur mobile

Signature électronique en 30 secondes

Contrat prêt à signer

✍️

Zone de signature — capture à venir

✅

Contrat signé — capture à venir

1

Appuyer sur "Faire signer le contrat"

Depuis la fiche réservation, appuyez sur le bouton Faire signer le contrat. Le PDF complet s'affiche à l'écran.

2

Passer le mobile au client

Tournez l'écran vers le client pour qu'il puisse lire le contrat en faisant défiler. Il peut prendre tout le temps nécessaire.

3

Le client signe dans la zone dédiée

En bas du contrat, le client dessine sa signature avec son doigt. S'il n'est pas satisfait, il peut appuyer sur Effacer et recommencer.

4

Valider la signature

Le client appuie sur Valider ma signature. Un écran de confirmation affiche la signature capturée.

5

Contrat archivé automatiquement

Le contrat signé est archivé instantanément. Il est accessible depuis la réservation à tout moment pour téléchargement ou envoi au client.

Astuce : Pour une meilleure expérience de signature, utilisez une tablette — la zone de signature est plus grande et le client signe plus confortablement.

📸

Photos et état du véhicule

Documenter l'état au départ et au retour pour éviter les litiges

Fiche véhicule

Caractéristiques

📸

Photos d'état — capture à venir

1

Accéder à la section Photos

Depuis la fiche réservation, faites défiler jusqu'à Photos et État, puis appuyez sur Ajouter des photos.

2

Prendre les photos recommandées

Prenez systématiquement : face avant, face arrière, côté conducteur, côté passager, intérieur, compteur kilométrique, niveau de carburant. L'app vous guide avec des repères visuels.

3

Photographier les dommages existants

Si le véhicule présente des rayures ou dommages existants, photographiez-les de près et ajoutez un commentaire. Cela protège votre agence en cas de litige au retour.

4

Valider les photos

Appuyez sur Valider les photos. Elles sont attachées au dossier et consultables depuis l'interface web et mobile à tout moment.

Important : Les photos de départ et de retour sont comparées dans le dossier. Sans photos de départ, vous n'aurez aucun recours en cas de dommage. Prenez toujours les photos avant de remettre le véhicule.

🔁

Enregistrer un retour

Clôturer une location et archiver le dossier

Réservation en cours

Documents de clôture

✅

Retour confirmé — capture à venir

1

Ouvrir la réservation en cours

Dans l'onglet Réservations, appuyez sur la location avec le statut En cours, puis sur Enregistrer le retour.

2

Photographier l'état de retour

Prenez les mêmes photos qu'au départ (4 vues + compteur + carburant). Ces photos sont automatiquement comparées aux photos de départ.

3

Saisir le kilométrage de retour

Entrez le kilométrage relevé sur le compteur. LocaSign calcule automatiquement les kilomètres parcourus.

4

Vérifier l'état du véhicule

Inspectez le véhicule avec le client. Si vous constatez un dommage non présent au départ, photographiez-le et signalez-le dans le formulaire de retour.

5

Ajouter des frais supplémentaires si nécessaire

Ajoutez des frais pour : jours supplémentaires, dommages, carburant manquant, kilométrage dépassé. Le total est recalculé automatiquement.

6

Clôturer la réservation

Appuyez sur Confirmer le retour. La location passe au statut Terminée, le dossier est archivé et l'historique client mis à jour.

🚗

Gérer la flotte depuis mobile

Disponibilité, lavages et incidents en temps réel

Liste des véhicules

Enregistrer un lavage

Déclarer un accident

Disponibilité des véhicules

Dans l'onglet Flotte, vous voyez en un coup d'œil l'état de chaque véhicule :

• Disponible — le véhicule est libre et peut être réservé
• En location — le véhicule est chez un client
• Indisponible — le véhicule est en maintenance ou signalé

Enregistrer un lavage

1

Ouvrir la fiche du véhicule

Appuyez sur le véhicule dans la liste, puis sur l'onglet Lavages.

2

Ajouter un lavage

Appuyez sur + Lavage effectué. Choisissez le type (intérieur, extérieur, complet) et indiquez la date. L'historique de tous les lavages est conservé.

Signaler un incident ou problème mécanique

1

Signaler un problème

Depuis la fiche véhicule, appuyez sur Signaler un problème. Décrivez le problème, ajoutez des photos et choisissez le niveau d'urgence.

2

Mettre en Indisponible si nécessaire

Si le problème est critique, passez le véhicule en statut Indisponible pour éviter qu'il soit réservé pendant la réparation.

👤

Gérer les clients depuis mobile

Profils, documents et historique de locations

Profil client

Statistiques & historique

🔍

Recherche client — capture à venir

1

Rechercher un client

Dans l'onglet Clients, utilisez la barre de recherche pour trouver un client par nom, téléphone ou CIN.

2

Consulter le profil

Appuyez sur le client pour voir ses informations, ses documents (CIN, permis), son historique de locations et les notes internes de votre équipe.

3

Ajouter ou mettre à jour les documents

Dans Documents, appuyez sur + Ajouter un document. Prenez une photo de la CIN ou du permis directement avec la caméra du téléphone.

4

Créer un nouveau client

Appuyez sur + Nouveau client en haut de la liste. Renseignez les informations de base. Le client est disponible immédiatement dans toute l'application.

Important : Un client avec le badge Liste noire ne doit pas être accepté. Vérifiez toujours l'état du client avant de démarrer une location.

🔔

Notifications push

Ne manquez aucun événement important

Centre de rappels & alertes

Détail d'un rappel urgent

Type de notification	Déclencheur
🆕 Nouvelle réservation	Un client fait une demande via le portail
⏰ Retour en retard	Un client n'a pas rendu le véhicule à l'heure prévue
📋 Départ prévu aujourd'hui	Rappel 1h avant chaque départ programmé
🔧 Maintenance à faire	Un véhicule approche de son échéance d'entretien
📄 Document expiré	CIN, permis ou document véhicule arrive à expiration
✅ Réservation confirmée	Un admin vient de confirmer une réservation

Accédez au centre de notifications en appuyant sur l'icône 🔔 en haut de l'écran. Appuyez sur une notification pour accéder directement à l'élément concerné.

Configuration : Si vous ne recevez pas de notifications : Réglages du téléphone → LocaSign → Notifications → Autoriser.

Oui. L'application mobile est disponible sur iOS (App Store) et Android (Google Play). L'interface web est aussi accessible depuis un navigateur mobile.

La plupart des agences sont opérationnelles en moins de 48 heures. Notre équipe vous accompagne par WhatsApp pour la configuration initiale.

Oui. Les contrats sont stockés sur Cloudflare R2 avec chiffrement. Chaque agence est totalement isolée des autres.

LocaSign génère automatiquement un contrat PDF à chaque réservation, pré-rempli avec toutes les informations. Le client signe directement sur tablette ou mobile. Le contrat est archivé et accessible à tout moment.

Oui. Invitez autant de collaborateurs que vous le souhaitez avec des rôles adaptés : Administrateur, Agent ou Lecteur.

L'application nécessite internet pour synchroniser les données. En cas de perte de connexion, les informations récemment consultées restent accessibles temporairement.

Sur l'écran de connexion, appuyez sur Mot de passe oublié. Entrez votre email et vous recevrez un lien de réinitialisation. Vous pouvez aussi contacter le support WhatsApp pour une assistance immédiate.

Vous avez une question ou besoin d'aide ? Notre équipe est disponible pour vous accompagner.

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